Compassievolle bedrijven gebruiken deze drie strategieën om de klantenservice te verbeteren, zelfs als ze het probleem niet kunnen oplossen:
1) Erken de emoties van de klant
2) Probeer het eerst te begrijpen
3) Doe een belofte die je kunt nakomen.
Klanten met rechten
Veel bedrijven hebben klantenservice op zo'n hoog niveau gebracht dat er bijna geen moeite, risico of verantwoording meer aan te pas komt. Online winkelen kost een paar klikken, daarna wacht ik tot het bij mij op de deurmat valt. Als ik ongeduldig ben, kan ik het de volgende dag laten bezorgen. Als ik het niet leuk vind, kan ik het terugsturen. Als ik het kapot maak, vervangen ze het of betalen ze me terug, zonder vragen te stellen. Als ik een scène maak, kan ik waarschijnlijk mijn maaltijd vergoed krijgen.
Herinnert iemand zich de tijd dat je in de rij moest staan om iets terug te brengen? En dat je jezelf moest verantwoorden? De medewerker van de klantenservice onderzocht het product, stelde je vragen en weigerde soms iets terug te sturen omdat het verdacht was of niet aan hun criteria voldeed. In die tijd herinner ik me een paar discussies of kleine ruzies aan de balie, maar niets groots.
Tegenwoordig kan een klantenservicemedewerker worden uitgescholden, bedreigd, uitgescholden en als de vijand behandeld. Er zijn altijd klanten geweest die verkeerd geïnformeerd waren, kwaadwillig, of die iets gratis wilden hebben. Maar nu hebben ze er ook recht op en hoeven ze geen verantwoording af te leggen. Ze doen alsof ze het verdienen om iets gratis te krijgen, zelfs als ze fout zaten. En het wordt pas echt erg als de klantenservicemedewerker maar beperkte bevoegdheden heeft om het probleem daadwerkelijk op te lossen.
Denk jij dat er een verband bestaat tussen de wedloop naar een steeds betere klantenservice en rechtmatige klanten die geen verantwoordelijkheid nemen voor hun deel van de relatie?
Toch gaan sommige mensen beter om met ontevreden klanten dan anderen. Ik bestudeer graag strategieën om de klantenservice te verbeteren, vooral omdat veel ervan te maken heeft met communicatie en conflicten, mijn twee favoriete onderwerpen. En omdat ik veel reis, krijg ik veel klanten te zien die boos zijn. Dit is wat ik heb gemerkt over hoe de beste agenten omgaan met overstuur geraakte klanten met behulp van meelevende klantenservice verbeteringsstrategieën, zelfs wanneer ze het probleem niet onmiddellijk kunnen oplossen.
Drie strategieën om de klantenservice te verbeteren
Stap 1: Onderken de emoties van de klant
Klanten hebben meestal geen probleem, tenzij er een kloof is tussen wat ze willen en wat ze ervaren. En dan nog spreken ze zich meestal niet uit, tenzij de emotionele energie in die kloof een bepaalde drempel heeft bereikt. Die drempel is uniek voor elke persoon, en de emotionele energie is reëel en significant voor elke persoon.
Goede klantenservice erkent dat de emotionele ervaring van een klant reëel en krachtig is, zelfs als hun gedrag ongepast is of hun eisen onredelijk zijn.
Klanten worden luider in hun pogingen om "gehoord" te worden
wanneer ze zich niet "gehoord" voelen.
Ze verhogen het volume en de intensiteit van hun eisen als ze merken dat jij je niet bekommert om hoe zij zich voelen.
Dus, de eerste stap is om het gevoel te achterhalen en te erkennen.
Voorbeelden:
· Dank dat je dit onder mijn aandacht brengt.
· Ik zie dat je van streek bent.
· Wow, ik haat het als dat gebeurt.
· Ik geef om hoe je je voelt. Dit lijkt echt frustrerend.
Tips:
· Vergeet niet dat het valideren van het gevoel van de klant hun gedrag niet vergoelijkt, noch is het een erkenning van schuld of schuld.
· Als je niet weet hoe ze zich voelen, of als ze het je niet hebben verteld, is het OK om algemene zinnen te gebruiken zoals, "dat moet zo moeilijk zijn," of "ik haat het als dat gebeurt."
Stap 2: Zoek eerst om te begrijpen, niet om begrepen te worden
Als je te maken hebt met klanten die boos zijn, heb je waarschijnlijk al door wat er aan de hand is voordat ze het probleem hebben uitgelegd. Je hebt dit al eerder gezien, je kent de regels. Misschien rol je inwendig met je ogen.
Kennis en ervaring kunnen een verplichting worden,
omdat het je ervan weerhoudt nieuwsgierig te zijn.
Compassievolle strategieën voor verbetering van de klantenservice gebruiken nieuwsgierigheid om het probleem achter het probleem te ontrafelen. De beschuldigingen en brutale eisen die klanten stellen zijn zelden het echte probleem, maar ze zijn een weerspiegeling van hoe de klant het probeert op te lossen.
Hoe kom je achter het echte probleem? Word nieuwsgierig. Vermijd je behoefte om de klant te corrigeren of jouw kant van het verhaal uit te leggen, en concentreer je op het aanscherpen van jouw strategieën om de klantenservice te verbeteren. Probeer in plaats daarvan hun situatie te begrijpen met nieuwsgierige, open vragen. Ga ervan uit dat je niet op de hoogte bent van hun situatie en dat je alles wilt leren wat je kunt doen.
Voorbeelden:
· Ik zou graag willen weten wat er gebeurd is. Wilt u het me uitleggen?
· Wat is voor mij het belangrijkste om te weten over de situatie?
· Wat heeft u tot nu toe geprobeerd? (in situaties met klantenondersteuning)
· Wat is uw meest dringende zorg op dit moment?
· Ik wil zeker weten dat ik uw situatie begrijp. Verder nog iets?
Tips:
· Vermijd "waarom"-vragen. Deze nodigen uit tot defensieve reacties omdat ze lijken op een verhoor. Een alternatief voor "waarom" is: "wat is de reden dat u ons benadert?”
· Stel meerdere vervolgvragen. Zo laat je zien dat je je echt inzet om hen te begrijpen.
Stap 3: Doe een toezegging die je kunt nakomen
Een klant verwacht soms dat je zijn probleem oplost op een manier die je redelijkerwijs niet kunt bieden, althans niet zonder je eigen beleid te ondermijnen. Dat is een lastige situatie, en omdat je bij stap 2 nieuwsgierig bent geweest, beschik je nu over veel meer informatie.
In stap 1 van de strategieën om je klantenservice te verbeteren, heb je de klant laten zien dat je begaan bent met hoe hij zich voelt. In stap 2 heb je ze laten zien dat je nieuwsgierig bent naar hun ervaring. In stap 3 laat je hen zien dat ze erop kunnen rekenen dat je jouw best doet hen te helpen.
Hoewel je misschien niet in staat bent om hun probleem op te lossen, houd je aandacht gericht op de dingen waar je wel controle over hebt. In plaats van te zeggen: "Mijn handen zijn gebonden, dat is het beleid," zou je kunnen zeggen: "Ik beloof dat ik mijn manager zal halen. Wat is de beste manier om u te laten weten wanneer ze beschikbaar is?"
Compassievolle klantenservice positioneert je als een voorstander, niet als een tegenstander.
Hoe kun je verder gaan door de impact te maximaliseren van wat je kunt controleren? Dit laat de klant zien dat hij op je kan rekenen en dat je gefocust bent op strategieën om de klantenservice te verbeteren.
Voorbeelden:
· Ik help u graag. U kunt erop rekenen dat ik bij u blijf tot we het gevonden hebben.
· Ik zal zoeken naar een kamer die klaar is. Het kan zijn dat het geen uitzicht op zee heeft. Als ik een kamer vind, mag ik dan uw toestemming om de reservering te wijzigen?
· Hoewel ik dit krediet niet kan goedkeuren, kan ik met mijn financiële afdeling overleggen en zo snel mogelijk contact met u opnemen.
· Ik beloof niet op te hangen totdat ik weet dat u met de juiste persoon verbonden bent.
Tips:
· Het is OK om grenzen te stellen zonder te beschuldigen, zoals in het derde voorbeeld hierboven.
· Het is OK om ook een toezegging van de klant te vragen, zoals in het tweede voorbeeld hierboven.
· Als je het probleem niet kunt oplossen, wees dan op zijn minst een partner tijdens het traject, zoals in het vierde voorbeeld.
Waar heb jij geweldige strategieën gezien om de klantenservice te verbeteren? En wat ontbrak er naar jouw mening bij een slechte klantenservice?
#compassionateaccountability #excellentcommuniceren #leidinggevenzonderdrama #zelfbewustersamenwerken
Artikel van Nate Regier, https://www.next-element.com/resources/blog/three-tips-for-compassionate-customer-service-even-when-you-cant-solve-the-problem/
“Copyright 2022 Next Element Consulting, LLC. All rights reserved.”
Wil je meer weten over onze diensten? Wij vertellen je graag persoonlijk wat BSmart Communication voor jou en/of jouw bedrijf kan betekenen. Neem gerust contact met ons op.
Alle rechten voorbehouden | BSmart Communication B.V.| Privacy | Algemene voorwaarden | Website door Frank Brinks Online resultaat